Dalam rangka tertib administrasi dan keseragaman pembuatan dan penulisan piagam penghargaan, Gubernur NTB melalui Sekretaris Daerah  mengeluarkan Surat Edaran Nomor 060/18/ORG tentang Pedoman Penulisan Piagam Penghargaan. Surat Edaran yang dikeluarkan tanggal 12 Januari 2021 tersebut harus dipedoman oleh seluruh Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi NTB dalam membuat piagam penghargaan.

Menurut Sekretaris Daerah Provinsi NTB – Drs. H. Lalu Gita Ariadi., M.Si, pedoman penulisan ini sangat penting agar terjadi keseragaman dalam pembuatan piagam penghargaan oleh seluruh perangkat daerah provinsi NTB. Berdasarkan hasil pencermatan terhadadp piagam yang dibuat oleh perangkat daerah, selama ini piagam penghargaan yang dibuat perangkat daerah sangat variative. Baik dari sisi penulisan, jenis font, ukuran font, ukuran kertas dan lain-lain. Dengan adanya surat edaran ini terjadi keseragaman piagam penghargaan yang dibuat perangkat daerah, jelas Sekda NTB.

Pembuatan surat edaran tersebut mengacu pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah. Jadi dalam pembuatan surat edaran jelas acuannya, tambah Sekda.

Dalam amanat Permendagri 54, ada empat pejabat yang boleh menandatangani tata naskah dinas piagam penghargaan. Keempat pejabat tersebut yaitu Gubernur NTB, Wakil Gubernur NTB, Sekretaris Daerah atas nama Gubernur, dan Kepala Badan Pendidikan dan Pelatihan atau di daerah NTB Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia selaku Kepala Perangkat Daerah atas nama Gubernur.

Dalam surat edaran tersebut selain mengurai pejabat yang akan menandatangani piagam penghargaan, juga memperjelas isi bagian kepala penghargaan, batang tubuh piagam penghargaan, bagian kaki piagam penghargaan. Selain itu memperjelas kertas dan ukuran yang akan digunakan. Kertas yang digunakan ukuran A3 (29,7 cm x 42 cm) berat 240 gram (tidak memakai kertas ukuran A4/F4) dengan warna putih berkualitas baik, huruf (font), ukuranhuruf (font size),  dan warna tulisan disesuaikan. Disamping itu list piagam penghargaan disesuaikan secara etika dan estetika. (Sahar)