BAB I

 

 

PENDAHULUAN

 

 

 

 

Setiap organisasi tentunya mempunyai berbagai tujuan yang hendak dicapai. Tujuan tersebut di raih dengan mendayagunakan sumber-sumber daya yang ada. Kendati berbagai sumber daya yang ada penting bagi oraganisasi, satu-satunya factor yang menunjukkan keunggulan kompetitif potensial adalah sumber daya manusia dan bagaimana sumber daya itu dikelola.

Menurut Homawan Sutanto dalam artikelnya tentang analisa jabatan mengatakan bahwa salah satu tugas manajemen adalah untuk mendayagunakan sumber daya yang dimiliki secara optimal. Pendayagunaan ini sering berarti mengupayakan agar sumber daya manusia itu mampu dan mau bekerja secara optimal demi tercapainya tujuan organisasi. Manusia akan mau dan mampu bekerja dengan baik bilamana ia ditempatkan pada posisi dengan jabatan dan sesuai menurut minat dan kemampuannya serta bilamana ia bisa memenuhi kebutuhannya dengan melakukan pekerjaan itu.

Tanpa pengetahuan yang memadai tentang apa yang dilakukan oleh para karyawan atas pekerjaanya, organisasi tidak akan membentuk prosedur sumber daya manusia yang efektif untuk memilih ,mempromosikan,melatih, menilai dan memberikan kompensasi kepada karyawan (Henry Simamora, 2006;77). Hal ini mengkibatkan pengkajian dan pemahaman pekerjaan melalui proses yang disebut analisis pekerjaan merupakan bagian vital dari setiap program manajemen sumber daya manusia.

Analisis jabatan memang sangat penting dalam organisasi untuk menempatkan orang pada suatu jabatan/pekerjaan tertentu. Namun kenyataannya ada organisasi tidak merasa perlu untuk menbuat uraian jabatan dan spesifikasi jabatan karena beranggapan bahwa semua karyawan pasti tahu apa yang akan di kerjakan. Hal ini membuat kegundahan yang sangat mendalam pada karyawan karena merasa pekerjaan yang dijalaninya tidak sesuai dengan apa yang di bayangkan, selain itu karyawan terkadang merasa tidak menemukan kecocokan antara pekerjaan dengan kepribadiannya sehingga evaluasi karirnya juga menunjukkan hasil yang tidak maksimal.kenyataan tersebut mungkin tidak asing karena hal ini dianggap wajar mengingat bahwa di masa krisis seperti sekarang ini banyak perusahaan yang melakukan efesiensi dengan mempekerjakan satu orang untuk beberapa bidang pekerjaan sekaligus. Sehingga sulit membuat uraian jabatan karena nama jabatan sering tidak nyambung dengan pekerjaan sehari-hari. Apalagi perusahaan masih tetap survive meskipun tnpa uraian jabatan secara tertulis.

Dalam mendukung terwujudnya tata pemerintahan yang baik, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi telah mengkoordinasikan penyusunan dan pelaksanaan Program Reformasi Birokrasi. Program tersebut bertujuan untuk meningkatkan daya guna, hasil guna, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan. Tujuan tersebut akan dicapai antara lain melalui berbagai kegiatan, salah satu diantaranya adalah penataan sistem majemen aparatur.

Dalam pelaksanaan sistem manjemen SDM aparatur khususnya penataan PNS, diperlukan informasi dasar yaitu informasi tentang jabatan yang diperoleh dari analisis jabatan. Oleh karena itu, langkah pertama yang harus dilakukan adalah analisis jabatan. Langkah dimaksud bertujuan untuk memperoleh imformasi tentang karakteristik pekerjaan yang ada disetiap unit kerja yang selanjutnya dirumuskan menjadi jabatan.

Rumusan jabatan kemudian dijadikan dasar untuk melakukan berbagai kegiatan manajemen di bidang kepegawaian diantaranya untik menyusun peta jabatan. Dari peta jabatan tersebut berama sama dengan hasil analisis beban kerja dapat disusun kebutuhan pegawai. Dengan demikian kegiatan analisis jabatan menjadi mutlak dilakukan dalam upaya memperoleh kompisisi kelembagaan dan jumlah kebutuhan pegawai.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB II

 

 

PEMBAHASAN

 

 

 

 

1. A.      Pengertian Analisis Jabatan

Analisis jabatan terdiri atas dua kata, analisis dan jabatan. Analisis merupakan aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen, atau unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya. Sedangkan jabatan adalah sekumpulan/sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu tertentu. Dengan demikian analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo, 2002:127).

Definisi atau pengertian menurut para ahli mengenai Analisis jabatan, menurut Sirait (2006, h.46) adalah proses untuk memperoleh informasi serinci mungkin mengenai fakta-fakta yang terjadi, yang diperlukan guna menyelesaikan tugas-tugas yang ada dalam suatu jabatan. Selain itu, menurut Gibson, Ivancevich, dan Donelly, (1993, h.38) analisis jabatan adalah proses pengambilan keputusan yang mener-jemahkan faktor tugas, manusia, dan teknologi menjadi sebuah desain pekerjaan.

Analisis jabatan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya manusia. Menurut Flippo (1994), “Analisis jabatan adalah proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaaan tertentu.” Flippo menekankan bahwasanyaa ada dua kegiatan utama dalam analisis jabatan, yaitu mengumpulkan informasi tentang operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan dan mempelajarinya lebih mendalam.

Dalam bahasa Inggris, Analisis Jabatan disebut dengan istilah “Job Analysis”, kadang-kadang dalam bahasa Indonesia diterjemahkan langsung menjadi Analisis Pekerjaan. Analisis Jabatan ini merupakan salah satu fungsi penting dalam Manajemen Sumber Daya Manusia untuk menempatkan orang yang tepat pada posisi yang tepat (right man at the right place).

Analisis jabatan ialah suatu kegiatan pengumpulan, penilaian serta penyusunan berbagai informasi dengan sistematis yang berhubungan dengan jabatan. Dalam pengertian lain, analisis jabatan ialah kegiatan untuk mempelajarai dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan jabatan dengan sistematis dan teratur.

Secara teknis, analisis jabatan ialah suatu proses dimana sejumlah pekerjaan dibagi-bagi untuk menentukan tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan pekerjaan, persyaratan apa saja yang harus kita penuhi dimana pekerjaan tersebut dilakukan dan kapabilitas personal yang disyaratkan untuk mencapai kinerja yang maksimal.

Menurut Dessler (2006) analisis pekerjaan merupakan prosedur yang dilalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya , dan karakteristik orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut. Analisis pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar tentang pekerjaan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut). Oleh sebab itu, menurut Dessler penyelia atau spesialis dalam sumber daya manusia biasanya mengumpulkan beberapa informasi berikut melalui analisis pekerjaan :

1. Aktivitas pekerjaan,
2. Perilaku manusia,
3. Mesin, perangkat, peralatan, dan bantuan pekerjaan,
4. Standar prestasi,
5. Konteks pekerjaan, dan
6. Persyaratan manusia.

Analisis jabatan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo, 2002:127).

Analisis pekerjaan/jabatan menurut Hadari Nawawi (2005, h.104) dari berbagai sumber diartikan :

1. Proses menghimpun informasi mengenai setiap jabatan/pekerjaan, yang berguna untuk mewujudkan tujuan bisnis sebuah perusahaan.
2. Proses menghimpun dan mempelajari berbagai informasi, yang berhubungan dengan pekerjaan secara operasional dan tanggung jawabnya.
3. Kegiatan menghimpun dan menyusun informsi berkenaan dengan tugas-tugas, jenis pekerjaan dan tanggung jawabnya yang bersifat khusus.

Menurut Gary Dessler (2006) analisis pekerjaan merupakan prosedur yang dilalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya dan karakteristik orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut. Analisis pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar tentang pekerjaan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut). Oleh sebab itu, menurut Dessler penyelia atau spesialis dalam sumber daya manusia biasanya mengumpulkan beberapa informasi berikut melalui analisis pekerjaan,

1. Aktivitas pekerjaan,
2. Perilaku manusia,
3. Mesin, perangkat, peralatan, dan bantuan pekerjaan,
4. Standar prestasi,
5. Konteks pekerjaan, dan
6. Persyaratan manusia.

Menurut Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 33 Tahun 2011 tentang Pedoman Analisis Jabatan dijelaskan tentang pengertian Analisa jabatan adalah suatu proses, metode dan Teknik untuk memperoleh data jabatan yang diolah menjadi informasi jabatan dan disajikan untuk kepentingan program kepegawaian seta memberikan umpan balik bagi organisasi, tatalaksanan, pengawasan dan akuntabilitas.

Sedangkan menurut Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 35 Tahun 2012 tentang analisis jabatan dilingkungan kementerian dalam negeri dan pemerintah daerah di sebutkan bahwa Analisis Jabatan adalah proses, metode dan teknik untuk mendapatkan data jabatan yang diolah menjadi informasi jabatan.

 

 

 

 

1. B.       Tujuan Analisis Jabatan

Menurut Sastrohadiwiryo.Analisis jabatan penting dilakukan sebelum diadakan perekrutan tenaga kerja. Ada beberapa manfaat yang diperoleh dengan mengadakan analisis pekerjaan, yang juga merupakan tujuan dari dilakukannya analisis jabatan yaitu :

1. Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat,
2. Memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja,
3. Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif

Adapun tujuan-tujuan dilakukannya Analisis Jabatan (Job Analysis) adalah sebagai berikut :

1. Rekrutmen dan Seleksi (Recruitment and Selection)

Analisis Jabatan membantu manajemen untuk menentukan jenis orang yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan atau melakukan pekerjaan tertentu. Analisis Jabatan ini menunjukan kualifikasi pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan teknis, fisik, emosional dan keahlian pribadi seseorang untuk dapat melakukan pekerjaan dan mengisi jabatan yang dibutuhkan. Tujuannya adalah mendapatkan orang yang tepat untuk melakukan pekerjaan yang tepat atau mengisi posisi jabatan yang tepat (right person at the right place).

1. Menilai Kinerja Karyawan (Performance Analysis) 

Dengan Analisis Jabatan atau Job Analysis (Analisis Pekerjaan) ini, manajemen dapat memeriksa apakah sasaran dan tujuan pekerjaan yang dibebankan ke karyawan yang bersangkutan sudah tercapai atau tidak. Hal ini dikarenakan Job Analysis juga membantu menentukan standar kerja, kriteria evaluasi dan hasil kerja individu atau karyawannya. Dengan demikian, keseluruhan kinerja seorang karyawan dapat diukur dan dinilai sesuai dengan Dokumentasi Job Analysis.

1. Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development)

Analisis Jabatan atau Analisis Pekerjaan ini juga dapat digunakan untuk menilai kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan. Perbedaan antara hasil kerja yang diharapkan dengan kenyataan (aktual) kinerja karyawan menentukan tingkat pelatihan yang perlu diberikan kepada karyawan yang bersangkutan. Dengan Job Analysis ini, manajemen dapat menentukan isi pelatihan, peralatan dan perlengkapan yang akan digunakan untuk melakukan pelatihan serta metoda yang akan digunakan untuk pelatihan ini.

1. Manajemen Kompensasi (Manajement Compensation) :

Job analysis atau analisis pekerjaan ini memainkan peranan yang penting dalam menentukan paket gaji, tunjangan dan insentif karyawan. Tentunya, Paket gaji seorang karyawan pada dasarnya tergantung pada posisi, jabatan, tugas dan tanggung jawab yang terlibat dalam suatu pekerjaan. Proses ini dapat membantu manajemen khusus manajer sumber daya manusia untuk menentukan kompensasi yang harus diberikan pada karyawan yang melakukan pekerjaan tersebut.

Selain beberapa tujuan diatas, Job Analysis ini juga digunakan untuk merancang, mendesain ulang, memperkaya, mengevaluasi serta menambahkan atau mengurangi tanggung jawab pada pekerjaan tertentu agar dapat meningkatan kepuasan karyawan sekaligus mencapai produktivitas yang diinginkan oleh manajemen.

Disebutkan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 tentang  Analisis Jabatan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah pada BAB II Pasal 3, bahwa Tujuan analisis jabatan untuk penyusunan kebijakan program program seperti :

1. Pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan.
2. Perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan; dan
3. Evaluasi kebijakan program pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan dan perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan.

 

 

 

 

1. Manfaat Analisis Jabatan

Sudah dijelaskan tentang pengertian dan tujuan dari analisis jabatan, dan selanjutnya kita akan menjelaskan manfaat analisis jabatan yang akan dijelaskan berikut ini.

1. Untuk penarikan dan juga seleksi tenaga kerja.
2. Untuk sebuah penempatan posisi dari tenaga kerja.
3. Untuk menentukan pendidikan ataupun pelatihan dari tenaga kerja.
4. Untuk keperluan dari penilaian kerja.
5. Untuk perbaikan syarat-syarat di dalam pekerjaan.
6. Untuk sebuah promosi jabatan pada tenaga kerja.
7. Untuk sebuah perencanaan organisasi.

Analisis jabatan,di samping mengahasilkan uraian dan spesifikasi  jabatan, memiliki kegunaan lain, yaitu :

1. Pengadaan tenaga kerja:

Spesifikasi jabatan merupakan standart personilia yang digunakan sebagai pembanding para calon tenaga kerja. Isi spesifikasi jabatan akan memberikan dasar pembentukan prosedur seleksi nantinya.

1. Pelatihan

Isi uraian tugas dan pekerjaan dapat digunakan sebagai dasar untuk mengambil keputusan,khususnya dalam hal program pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia.

1. Evaluasi kinerja

Persyaratan-persyaratan dan uraian jabatan dapat dinilai sebagai dasar untuk menentukan nilai pegawai dalam pemberian kompensansi yang layak.

1. Penilaian prestasi

Untuk menentukan apakah pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik maka deskripsi jabtan akan sangat membantu untuk pemilihan sasaran pekerjaan.

1. Promosi dan transfer pegawai:

Informasi dan data pegawai akan membantu proses pengambilan keputusan sebagai dasar program promosi dan transfer pegawai.

1. Organisasi

Informasi data yang dimiliki dapat pula membantu manajement akan untuk mengetahui sejauh mana tujuan dan sasaran tujuan organisasi tercapai. Hal ini untuk mengindikasikan ada tidaknya yang perlu diubah dalam suatu organisasi.

 

 

 

1. Induksi

Uraian jabatan sangat berguna.terutama pada pegawai baru,untuk tujuan orientasi karena akan memberikan gambaran pada pegawai baru tentang pekerjaan yang harus dilakukan.

1. Konsultasi

Informasi jabatan akan bermanfaat bagi pemberisn kosultasi baik yang belum bekerja maupun yang sudah bekerja tetapi merasa tidak sesuai dengan jabatan yang ada sekarang.

Analisis jabatan mempunyai banyak manfaat untuk memimpin suatu perusahaan atau organisasi, salah satu manfaatnya ialah untuk memecahkan masalah tentang kepegawaian khususnya yang berhubungan dengan tugas yang harus dia lakukan di perusahaan tersebut. Beberapa manfaat analisis jabatan, antara lain :

1. Sebagai penarikan serta seleksi tenaga kerja.
2. Sebagai Penempatan posisi tenaga kerja.
3. Sebagai penentuan pendidikan atau pelatihan dari tenaga kerja.
4. Sebagai keperluan dalam penilaian kerja.
5. Sebagai perbaikan syarat dalam pekerjaan.
6. Sebagai alat promosi jabatan pada tenaga kerja.
7. Sebagai perencanaan organisasi.

Menurut nitisemito (1992) analisis jabatan bermanfaat sebagai :

1. Landasan untuk melaksanakan mutasi
2. Landasan untuk melaksanakan Promosi
3. Landasan untuk melaksanakan Taining/pelatihan
4. Landasan untuk melaksanakan Konpensasi
5. Landasan untuk melaksanakan Syarat Lingkungan Kerja
6. Syarat untuk pemenuhan kebutuhan peralatan

Henry Simamora (2006: 83-84) menyebutkan manfaat dari analisis pekerjaan adalah membantu dalam mengkomunikasikan harapan sebuah pekerjaan terhadap si pemegang jabatan, penyelia dan rekan sejawatnya. Dengan menjabarkan apa yang dibutuhkan, bagaimana kualifikasi orang yang akan memegangnya, kapan waktu yang dibutuhkan untuk menciptakan pekerjaan baru itu dan bagaimana syarat-syarat yang akan dibutuhkan maka akan terjadi efisiansi pemakaian tenaga kerja dan optimalisasi produktivitas. Secata lebih rinci Simamora menjelaskan setidaknya terdapat 9 (Sembilan) manfaat dari analis pekerjaan yaitu :

1. Analisis Penyusunan Kepegawaian

Dalam analisis penyusunan kepegawaian, seorang manajer akan mencari informasi tentang pekerjaan dan mengolahnya guna menyusun struktur kepegawaian, sehingga pendayagunaan para karyawan akan lebih optimal

1. Desain Organisasi

Analisis pekerjaan bisa menjadi sejenis audit dalam suatu organisasi. Simamora (2006: 84) menyebutkan bahwa analisis pekerjaan sering diaplikasikan dalam desain dan redesain pekerjaan tertentu serta pekerjaan terkait lainnya yang tujuannya adalah untuk menciptakan perubahan perilaku organisasional yang signifikan.

1. Redesain Pekerjaan

Suatu pekerjaan dapat dikaji atau dikaji ulang ketika pekerjaan itu telah dipakai untuk meningkatkan metode pekerjaan, mengurangi kesalahan, mengeliminasi penanganan yang tidak perlu dan duplikasi upya, menurangi kelelahan, meningkatkan tanggungjawab dan akhirnya memperbaiki kinerja pegawai

1. Telaah dan Perencanaan Kinerja

Analisis pekerjaan menciptakan informasi, perencanaan dan evaluasi kinerja lebih akurat dan hal itu merupakan hal yang bersifat fundamental

1. Suksesi Manajemen

Kesuksesan manajemen tidak lepas dan analisis jabatan karena profil pekerjaan yang dibuat akan menentukan apa saja aktifitas utama, persyaratan kualifikasi dari pekerja dan pertanggungjawaban dari setiap pekerja. Profil posisi menentukan aktifitas dan kualifikasi yang dikehendaki serta mencari penerus untuk posisi tersebut apabila mereka keluar dari organisasi itu

1. Pelatihan dan Pengembangan

Lewat analisa jabatan, program pelatihan dan pengembangan dari setiap lini dan lapisan organisasi akan mudah ditentukan. Deskripsi tugas pekerjaan merupakan materi yang membantu pembuatan isi program pelatihan

1. Jalur Karir

Jalur karir merupakan penjabaran secara eksplisit dari urusan alternative pekerjaan yang dapat diduduki oleh seorang individu dalam suatu karir organisasional. Ketika karyawan memiliki informasi tentang persyaratan pekerjaan, maka akan memungkinkan karyawan akan memiliki perencanaan karir yang baik

1. Kriteria Seleksi

Output dari analisa jabatan akan menjadi dasar kriteria seleksi karyawan baik pada awal rekrutmen maupun ketika akan dipromosikan atau penugasan selanjutnya

1. Evaluasi Pekerjaan

Analisis jabatan memberikan deskripsi atau gambaran tentang suatu pekerjaan atau langsung pada penelitian terhadap system yang ada. Sehingga kita dapat mengetahui bagaimana kekuatan dan kelemahan dari suatu orgnisasi.

Sedangkan menurut Flippo (1994), hasil-hasil dari analisis pekerjaan, seperti uraian dan spesifikasi pekerjaan akan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

1. Pengabsahan atas prosedur-prosedur pengangkatan,
2. Pelatihan,
3. Evaluasi pekerjaan,
4. Penilaian prestasi
5. Pengembangan karir,
6. Organisasi,
7. Perkenalan,
8. Penyuluhan,
9. Penataan kembali pekerjaan.

Adapun menurut Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 33 Tahun 2011 tentang Pedoman Analisis Jabatan dijelaskan maksud dan tujuan analisis jabatan adalah untuk kepentungan penataan kelembagaan, kepegwaian, ketatalaksanaan serta pengawasan dan akuntabilitas dan memberikan umpan balik bagi penyempurnaan organisasi

 Analisa jabatan dilakukan terutama untuk menyelidiki fungsi, peranan dan tanggung jawab sesuatu jabatan. Hasil Analisa Jabatan ini akan memberikan gambaran tentang tugas dan tanggung jawab setiap pekerja. Pemakaian atau kegunaan Analisa Jabatan pada umumnya digunakan untuk :

1. Kelembagaan (Organisasi dan Perancang Jabatan )
   1. Penyusunan organisasi baru
   2. Penyempumaan organisasi yang sekarang
   3. Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap jabatan 
   4. Kepegawaian
      1. Rekrutmen seleksi/penempatan 
      2. Penilaian jabatan (Evaluasi jabatan) 
      3. Penyusunanjenjang karir (Career Planning) 
      4. Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya erat dengan c) 
      5. Program pelatihan 
      6. Ketatalaksanaan
         1. Tata laksana 
         2. Tata kerja/prosedur

 

 

 

 

1. Elemen Analisis Jabatan

Analisis jabatan merupakan proses pengumpulan informasi tentang jabatan tertentu dan proses sistematis menentukan ketrampilan, tugas, dan pengetahuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan ter-tentu dalam organisasi. Analisis jabatan mempunyai dua jenis informasi Sedarmayanti (2007, h.145), yaitu uraian jabatan dan spesifikasi jabatan :

1. Uraian jabatan (Job description)

Berdasarkan pendapat Dessler dalam bukunya ”Human Resources management” (2003, h.115), mendefinisikan bahwa uraian jabatan adalah suatu daftar tugas-tugas, tanggung jawab, hubungan laporan, kondisi kerja, tanggung jawab kepenyeliaan suatu jabatan-suatu produk dari analisis jabatan. Uraian Jabatan adalah satu pernyataan yang tertulis yang menerangkan kewajiban-kewajiban, kondisi kerja, dan aspek-aspek lain dari satu jawaban yang khusus Sirait 2006, hal.53).

1. Spesifikasi Jabatan (Job Specification)

Berdasarkan pendapat Dessler (2003, h.115), mendefinisikan bahwa spesifikasi jabatan adalah suatu daftar dari tuntutan manusiawi suatu jabatan, yakni pendidikan, ketrampilan, kepribadian, dan lain-lain yang sesuai produk dari analisis jabatan. Wether dan Davis (1996) dalam Sirait (2006, h.55) memberikan definisi “Job specification descripbes what the job demans of employee who do it and the human skills that are required” spesifikasi jabatan menguraikan permintaan-permintaan dari suatu jabatan kepada pegawai yang mengerjakan jabatan tersebut dan ketrampilan-ketrampilannya.

 

 

 

 

1. Aspek yang  dianalisis

Analisis jabatan pada hakekatnya adalah analisis organisasi. Sesuai dengan hakekatnya, maka aspek pokok yang dianalisis dalam analisis jabatan adalah pelaksanaan pekerjaan yang menjabarkan fungsi-fungsi yang ada di setiap unit kerja. Penjabaran fungsi terlihat pada pelaksanaan tugas oleh semua pegawai yang berada di unit kerja tersebut.

Selain itu, aspek yang dianalissi antara lain adalah bahan-bahan yang dipergunakan dalam bekerja berikut peralatan kerjanya, keadaan tempatkerja, serta hal hal lain yang mempengaruhi kemeampuan kerja

 

 

 

 

1. Data dan Sumber Data
   1. Data

Dalam menganalsisi jabatan diperlukan berbagai macam data, data yang uama adalah pekerjaan yang dilaksanakan oleh pegawai. Pekerjaan dimaksdu adalah pelaksanaan tugas sehari hari oleh setiap pegawai

1. Sumber data

Sumber data adalah :

1. Para pimpinan unit kerja
2. Para pegawai
3. Surat surat keputusan tentang organisasi
4. Laporan pelaksanaan pekerjaan
5. Literature atau referensi lain yang berkaitan dengan misi atau fungsi organisasi

 

 

 

1. Materi analisis jabatan

Kegiatan analisis jabatan dapat pkan menhhasilkan tenaga analysis terselenggara, diulai dengan pembentukkan tenaga analis jabatan melalui bimbingan teknis atau pelatihan analisis jabatan. Dengan bimbingan/pelatihan analsisis jabatan diharapkan  menghasilkan tenaga analis jabatan yang mampu melaknsanakan kegiatan analisis jabatan untuk berbagai kepentungan penataaan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan,  serta pengawsan dan akuntabilitas. Materi pokok analsisis jabatan yang disampaikan dala bimbingan teknis/pelatihan analsisi jabatan meliputi pengantar analsisi jabatan, dasar-dasar analsisi jabatan uraian tugas jabatan, fugsi pekeja ajabatan, kondisi lingkungan kerja, syarat jabatan, metode pengupulan data jabatan, Teknik perumusan jabatan, dan metode penyusunan informasi jabatan komprehensif.

 

 

 

 

1. Pelaksanaan Analisis Jabatan

Pelaksanaan analisis jabatan diaukan mellui beberapa tahanapan yaitu persiapan, pelaksanaan dilapangan, penetapan hasil akhir. Persiapan berupa pembenrtukkan tim analis dan pemberitahuan kepada pimpinan unit kerja. Pelaksanaan lapangan yaitu pengumpulan data, pengolahan data, verifikasi dan penyempurnaan hasil olahan. Tahapan tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing masing instansi yang telah memiliki tim analis, maka dapat langsung dilakukan kegiatan lapangan.

Tahapan dalam kegiatan analisis jabatan adalah :

1. Persiapan
   1. Pembentukkan Tim Analis

Dalam kegiatan analisis jabatan perlu di bentuk sebuah tim yang menjadi pelaksana. Tim tersebut disebut dengan Tim analis jabatan. Anggota tim adalah para pegawai yang ditunjuk dan sebaiknya mewakili unit kerja yag akan di analisis.

Sebelum melaksanakan kegiatan analisis jabatan, para pegawai yang akan dibentuk menjadi tim hendaknya dibekali terlebih dahulu dengan pelatihan analsisis jabatan. Pelatihan dimaksudkan agar para pegawai yang ditunjuk menjadi anggota tim memiliki pengetahuan dan kemampuan untuk menganalisis jabatan.

1. Pemberitahuan kepada pimpinan unit

Sebelum pelaksanaan analisis jabatan sampai pada tahap kegiatan dilapangan, maka pimpinan unit yang unitnya akan di analisis perlu diberitahu terlebih dahulu. Pemberitahuan hendaknya berisi tentang tujuan, jadwal pelaksanan dan bantuan peran serta pimpinan unit beserta pegawainya sebagai narasumber. Hal tersebut perlu dilakukan agar pelaksanaan analisis jabatan memperoleh dukungan dari unit kerja.

1. Pelaksanaan lapangan
   1. Tahap Pengumpulan Data

Kegiatan awal Analisis Jabatan adalah mengumpulkan data jabatan. Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan cara :

1)        Menggunakan daftar pertanyaan

Pengumpulan data menggunakan daftar pertanyaan yaitu dengan cara responden memberikan jawaban pada daftar pertanyaan yang diberikan. Pelaksanaannya sebagai berikut :

-            Menyebarkan daftar pertanyaan analisis jabatan kepada responden.

-                        Memberikan penjelasan kepada responden tentang isi daftar pertanyaan. Dalam pemebrian penjelasan, sebaiknya responden dikumpulkan dalam satu ruangan. Butir demi butir pertanyaan dijelaskan pengertian dan maksudnya, sehinga responden dapat memahami maksud pertanyaan dan memudahkan memberikan jawabannya.

-            Pengisian daftar pertanyaan oleh responden, waktu yang disediakan untuk pengisian hendaknya tidak terlalu lama yaitu cukup 2 atau 3 hari, sehingga tidak berlarut-larut.

-            Pengambilan daftar pertanyaan dari responden untuk dievaluasi. Dalam evaluasi, bila terdapat jawaban yang dianggap kurang jelas dapat dikembalikan kepada responden untuk dilengkapi.     

-            Dalam penetapan responden hendaknya berkonsultasi dengan pimpinan unit kerja, sebaiknya responden yang dipilih adalah pegawai yang menguasai pekerjaan dan dapat mewakili pegawai yang ada, Daftar pertanyaan hendaknya disusun secara sederhana, sehingga memudahkan responden memberikan jawaban.

2)        Wawancara

Wawancara merupakan tanggungjawab antara pewawancara dengan responden. Pengumpulan data dengan wawancara adalah bertatap muka langsung dengan responden untuk menanyakan seluk beluk pekerjaan yang dilakukannya dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di perlukan

3)        Pengamatan langsung

Pengumpulan data dengan pengamatan langsung adalah melihat langsung pegawai yang sedang melakukan pekerjaannya. Pengamatan langsung ini biasa digunakan untuk pekerjaan yang sifatnya fisik.

Pekerjaan fisik adalah pekerjaan dengan hasil kerja fisik atau kebendaan/material. Disamping itu, ciri pekerjaan fisik adalah pekerjaan yang banyak menggunakan tenaga fisik/jasmanai dan sdikit menggunakan mental atau pikiran.

Pengumpulan data jabatan di instansi pemerintah jarang mempergunakan cara ini, karena sifat pekerjaannya bayak yang menggunakan mental dengan hasil kerj non fisik yaitu data, layanan, atau hasil kerjanya abstrak.

4)        Referensi

Referensi yang dimaksud disini adalah buku atau dokumen yang dapat memberikan informasi tentang pekerjaan. Pengumpulan data dari referensi adalah pengumpulan data dari buku-buku atau dokumen, seperti laporan kegiatan unit kerja, surat-surat keputusan tentang organisasi, pedoman keorganisasian dan ketatalaksanaan, atau referensi lain yang berkaitan dengan misi, fungsi, tugas pokok unit, program kerja atau program pembangunan dan kegiatan keorganisasian lainnya. 

5)        Gabungan beberapa cara

Pengumpulan data dapat menggunakan lebih dari  satu cara. Pengumpulan data yang baik adalah mengunakan cara gabungan yang dapat saling melengkapi. Cara yang paling efektif untuk pengumpulan data gabungan antara pengumpulan data melalui daftar pertanyaan dengan wawancara. Daftar pertanyaan digunakan sebagai pengumpulan data awal, sedangkan untuk melengkapi atau memeperbaiki data yang kurang digunakan wawancara. Kemudian agar data dapat lebih valid lagi maka dapat dipergunakan referensi sebagai data pendukung.

Perlu diperhatikan dalam pengumpulan data, bahwa data pokok yang dikumpulkan adalah data tentang tugas dan fungsi tersebut dapat dicari penjabarannya dari pelaksanaan tugas sehari-hari para Aparatur Sipil Negara yang ada di unit kerja masing-masing.

Selajutnya dalam penunjuukkan pegawai untuk dijadikan responden, hendaknya pimpinan memilih pegawai yang dapat mewakili unitnya. Kriteria pegawai yag dapat dijadikan responden adalah :

-        Pegawai yang menguasai pekerjaan di unit kerjanya

-        Pegawai yang dapat menjelaskan program-program unit kerjanya

-        Pegawai yang mengerti tentang proses kerja di unit kerjanya.

1. Tahap Pengo]ahan Data 

Data yang telah dikumpulkan diolah untuk dirumuskan nomenklatur jabatannya dan disusun uraian jabatannya. Pengolahan data diarahkan untuk kepentingan penyusunan peta jabatan, peyusunan uraian jabatan, penyusunan formasi pegawai dan kelembagaan, serta kepentingan manajemen lainnya utamanya manajemen kepegawaian.

Dengan demikian pengolahan data hendaknya dapat menghasilkan :

1)        Rumusan nomenklatur jabatan

2)        Uraian Jabatan

3)        Peta Jabatan

Rekomendasi atas temuan lapangan. Rekomendasi berupa saran saran penyempurnaan kelembagaan, penempatan pegawai, dan hal-hal lain yang khususnya berhubungan dengan kelembagaan dan kepegawaian

Selanjutnya dalam mengolah data jabatan untuk dijadikan rumusan nomenklatur jabatan dan uraian jabatan, hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1)        Data tugas yag telah dikumpulkan dari lapangan dikelompok kelompokan, setiap kelompok tugas berisi tugas yang sejenis dan mempunyai kaitan proses untuk menghasilkan luaran (output)

2)        Tugas yang telah dikelompokkan dirumuskan nomenklaturnya menjadi nomenklatur jabatan yang kemudian diberi nama yaitu jabatan.

3)        Setiap jabatan harus mempunyai kriteria :

-        Jumlah tugasnya berkisar antara (lima) sampai dengan 12 (dua belas)

-        Tugas yang satu dengan yang lain memiliki kaitan proses yang jelas

-        Syarat jabatannya serasi, sejajar dan wajar

-        Dalam jabatan tersebut menyerap waktu yang penuh.

1. Verifikasi data

Verifikasi adalah pengujian kembali hasil olahan data. Untuk memastikan kelengkapan, kebenaran, dan kesesuaian dengan realitas pekerjaan diunit yang di analisis. Pelaksanaan verifikasi tersebut adalah mengirimkan hasil olahan data berupa rumusan nomenklatur jabatan dan uraian jabatan kepada pimpinan unit untuk klarifikasi dan koreksi serta memperoleh masukan penyempurnaan.

1. Penyempurnaan hasil olahan

Penyempurnaan adalah perbaikan hasil olahan data berdasarkan masukan yang diperoleh dari unit yang dianalisis. Masukan unit biasanya diperoleh dalam verifikasi. Penyempurnaan ini sekaligus sebagai editing olahan data

1. Hasil Analisis Jabatan

Hasil analisis jabatan berupa :

1. Rumusan jabatan untuk setiap unit kerja
2. Uraian Jabatan
3. Peta Jabatan sebagai gambaran menyeluruh bagi jabatan yang ada dalam unit organisasi.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB III

 

 

PENEMPATAN PEGAWAI

 

 

 

 

1. Pengertian Penempatan Pegawai

Menurut Hariandja, (2002),Penempatan adalah proses penugasan atau pengisian jabatan atau penugasan kembali pegawai pada tugas atau jabatan baru atau jabatan yang berbeda. Penugasan ini dapat berupa penugasan pertama untuk pegawai baru direkrut, tetapi dapat juga melalui promosi, pengalihan, dan penurunan jabatan atau bahkan pemutusan hubungan kerja. Sedangkan pegawai adalah kekayaan atau set utama dari setiap perusahaan. Penempatan pegawai adalah kegiatan yang dilakukan oleh manajer untuk menempatkan seorang pegawai pada pekerjaan dan jabatan yang ada pada organisasi.

Menurut Siswanto (1989 : 88) penempatan pegawai adalah suatu proses pemberian tugas dan pekerjaan kepada tenaga kerja yang lulus dalam seleksi untuk dilakukan secara kontinuitas serta mampu mempertanggungjawabkan segala resiko dan kemungkinan yang terjadi atas fungsi dan pekerjaan, wewenang dan tanggung jawab.

Menurut Bedjo Siswanto (1989: 88), penempatan tenaga kerja atau dengan kata lain pegawai adalah suatu proses pemberian tugas dan pekerjaan kepada pegawai yang lulus dalam seleksi untuk dilaksanakan secara kontinuitas dengan wewenang dan tanggung jawab sebesar porsi dan komposisi yang ditetapkan serta mampu mempertanggungjawaban segala resiko dan kemungkinan yang terjadi atas tugas dan pekerjaan, wewenang dan tanggung jawab tersebut.

Menurut Burhannudin A. Tayibnapis (1995: 134), penempatan pegawai adalah suatu proses pendayagunaan pegawai dengan menempatkan calon pegawai pada unit kerja yang telah direncanakan menerima tambahan tenaga.

Menurut Schuller dan Jackson (1997:276) mengartikan bahwa penempatan pegawai berkaitan dengan pencocokan seseorang dengan jabatan yang akan dipegangnya berdasarkan pengetahuan, ketrampilan serta kepribadian karyawan tersebut.

Menurut Faustino (2000:117) mengungkapkan bahwa penempatan pegawai merupakan salah satu fungsi terpenting dalam manajemen sumber daya manusia, tepat tidaknya seseorang ditempatkan pada suatu posisi tertentu tergantung pada fungsi penempatan ini. Jika fungsi ini dilaksanakan dengan baik maka dengan sendirinya akan berakibat fatal terhadap pencapaian tujuan-tujuan organisasi.

Menurut Marihot Tua Efendi Hariandja (2002: 156), penempatan pegawai merupakan proses penugasan atau pengisian jabatan atau penugasan kembali pegawai pada tugas atau jabatan baru atau jabatan yang berbeda.

Peran pegawai sangat menentukan berhasil tidaknya perusahaan mencapai sasarannya. Perusahaan harus selalu berusaha untuk memperoleh dan menempatkan pegawai yang berkualitas pada setiap jabatan dan pekerjaan supaya pelaksanaan seleksi yang baik, pegawai berdaya guna serta berhasil guna. Dengan pelaksanaan seleksi yang baik, karyawan yang diterima atau ditempatkan akan lebih berkualitas sehingga pembinaan, pengembangan, dan pengaturan pegawai menjadi lebih baik. Seleksi untuk setiap penerimaan pegawai baru harus dilakukan secara cermat, jujur, dan objektif supaya diperoleh pegawai yang berkualitas dan penempatannya tepat. Hasibuan, S.P. Melayu, (2003, hal. 27)

Dalam kegiatan manajemen usaha atau bisnis yang dijalankan wirausaha, tenaga kerja merupakan salah satu faktor penting. Tenaga kerja ikut menentukan tercapainya tujuan dan proses kegiatan usaha untuk mencapai keberhasilan yang telah ditetapkan wirausaha didalam perusahaannya. Tanpa adanya tenaga kerja yang berkualitas tidak akan ada proses kerja didalam perusahaan. Jusmaliani, (2013, hal. 53)

Sebelum melaksanakan kegiatan penerimaan dan penempatan pegawai, seorang manajemen personalia perlu melaksanakan suatu usaha menciptakan landasan bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Usaha tersebut dinamakan analisis atau analisis tugas.

Maka untuk melaksanakan penarikan seleksi tenaga kerja dengan baik dan tepat, perlu terlebih dahulu diketahui keterangan-keterangan yang lengkap tentang jabatan yang perlu diisi. Analisis jabatan merupakan suatu sistem yang digunakan oleh perusahaan untuk menganalisa jumlah tenaga kerja dan kualitas tenaga kerja yang dibutuhkan untuk ditempatkan pada suatu jabatan tertentu. Martoyo Susilo, (2000, hal. 22)

1. Seleksi Pegawai

Setelah analisa jabatan dilaksanakan, langkah selanjutnya yang perlu dilakukan oleh instansi/unit kerja adalah proses seleksi yang mengadakan pemilihan pegawai dari tenaga-tenaga kerja yang sudah tersedia untuk ditempatkan pada suatu jabatan tertentu. Seleksi untuk setiap permintaan pegawai baru harus dilakukan secara cermat, jujur, dan objektif supaya diperoleh pegawai yang berkualitas dan penempatannya yang tepat sehingga pembinaan, pengembangan, pengendalian, dan pengaturan pegawai relatif dan mudah dalam mencapai sasaran yang diinginkan. Tisnawati Ernie, (2010, hal. 191)

Proses seleksi merupakan rangkaian tahap-tahap khusus yang digunakan untuk memutuskan pelamar mana yang akan diterima. Proses tersebut dimulai ketika pelamar melamar kerja dan akan di akhiri dengan keputusan penerima. Secara ideal proses seleksi merupakan proses pengambilan keputusan timbal balik perusahaan dalam memutuskan/menawarkan lowongan kerja. Calon pelamar memutuskan apakah instansi/unit kerja beserta tawarannya akan memenuhi kebutuhan tujuan pribadinya. Tetapi dalam keadaan biasa pada umumnya proses seleksi pegawai merupakan salah satu kegiatan yang teramat penting dalam keseluruhan proses manajemen Sumber Daya Manusia. Dikatakan demikian apakah dalam organisasi terdapat sekelompok pegawai yang memenuhi tuntutan organisasional atau tidak sangat tergantung pada cermat tidaknya seleksi itu dilakukan. Seleksi adalah pemilihan seseorang tertentu dari kelompok karyawan-karyawan potensial untuk melaksanakan suatu jabatan tertentu. Seleksi harus didasarkan pada tujuan untuk mendapatkan orang-orang yang kualifikasinya paling memenuhi persyaratan untuk pekerjaan yang ditawarkan. Handoko, T. Hani, (1999, hal. 240)

Menurut Moekijat, ( 2003, hal. 88) Beberapa instrumen yang dapat digunakan dalam seleksi, yaitu :

1. Surat-surat rekomendasi
2. Borang lamaran
3. Tes kemampuan
4. Tes ke pribadian
5. Tes psikologi
6. Wawancara
7. Assessment center
8. Drug tes
9. Honesty tes

Pada umumnya beberapa kualifikasi yang disebut dibawah ini menjadi dasar dalam seleksi tenaga kerja.

1. Keahilan
2. Pengalaman
3. Usia
4. Jenis Kelamin
5. Pendidikan dan Latihan
6. Syarat-syarat Badaniah
7. Penampilan
8. Kecerdasan, inisiatif, kejujuran
9. Bakat
10. Kemasakan dan Stabilatas perasaan
11. Sikap terhadap pekerjaan

Seleksi itu penting disebabkan oleh 3 (tiga) hal :

1. Kinerja, kinerja Instansi selalu tergantung pada pegawai.

Pegawai yang tidak memiliki keterangan yang tepat atau yang kasar atau yang tergantung jiwanya tidak ingin berprestasi secara efektif dan gilirannya instansi akan terlambat.

1. Biaya, Penyaringan yang efektif itu penting karena biaya merekrut dan memperkerjakan pegawai itu mahal.
2. Implikasi yang sah dan pengangkatan yang sembarangan,

memperkerjakan karyawan yang latar belakang tersebut tanpa usaha penjagaan yang tepat disebut pengangkatan yang sembrono. Misalnya dengan catatan criminal. Rivai, Veitzhal, (2013, hal. 159)

Langkah-langkah seleksi meliputi hal-hal sebagai berikut :

1. Seleksi surat-surat lamaran
2. Pengisian blanko lamaran
3. Pemeriksaan referensi
4. Wawancara pendahuluan
5. Tes penerimaan
6. Tes psikologi
7. Tes kesehatan
8. Wawancara akhir atasan langsung
9. Memutuskan diterima atau ditolak

Dalam rangka melaksanakan seleksi calon-calon karyawan secara efisien dan efektif, maka setiap perusahaan perlu menerapkan proses seleksi berikut :

1. Tentukan jenis karyawan yang anda inginkan Jangan sebutkan kriteria orang yang anda inginkan secara umum misalnya, karyawan yang baik dan menyenangi pekerjaannya. Kriteria seperti ini tidak menunjukan secara jelas kualitas orang yang anda cari untuk mengisi jabatan yang lowong. Flippo, B. Edwin, (1999, hal. 47)

Maka untuk diperlukan daftar kualifikasi yang tepat dan di inginkan seperti :

1. Pengalaman
2. Kemampuan mencetak biru
3. Kecepatan
4. Inisiatif
5. Kehadiran Lester R. Jhon, (2000, hal. 197)
6. Pilihan dari calon yang cukup banyak

Pelaksanaan seleksi selalu ada kendalanya walaupun telah direncanakan secara cermat. Hal ini terjadi karena yang akan diseleksi adalah manusia yang mempunyai pikiran, dinamika, dan harga diri. Seleksi pelamar jauh lebih sulit daripada memilih mesin-mesin yang dipergunakan. Kendala-kendala dalam seleksi antara lain :

1)        Tolak ukur

Kendala tolak ukur adalah kesulitan untuk melakukan standar tolak ukur yang akan digunakan mengukur kualifikasi-kualifikasi seleksi secara objektif. Misalnya mengukur kejujuran, kesetiaan, dan prakarsa dari pelamar mengalami kesulitan. Bobot nilai yang diberikan sering didasarkan pada pertimbangan yang subjektif.

2)        Penyeleksi

Kendal penyeleksi adalah kesulitan mendapatkan penyeleksi yang benar-benar berkualitas, jujur, dan objektif penilaiannya. Penyeleksi sering memberikan nilai atas pertimbangan peranannya, bukan atas fisis pikirannya, bahkan pengaruh dari efek “halo” sulit dihindarkan.

3)        Pelamar

Kendala pelamar adalah kesulitan untuk mendapatkan jawaban yang jujur dari pelamar. Mereka selalu berusaha memberikan jawaban mengenai hal-hal yang baik-baik saja tentang dirinya sedang yang kurang baik disembunyikannya. Hal ini terjadi karena pelamar adalah manusia yang mempunyai pikiran, kepintaran, dan kelihaian untuk mengelabui penyeleksi. Hasibuan, S.P.H. Melayu, (2006, Hal. 63)

4)        Tujuan Seleksi Penerimaan Pegawai

Seleksi penerimaan baru bertujuan untuk mendapatkan hal-hal berikut :

-       Pegawai yang berkualiats dan potensial

-       Pegawai yang jujur dan disiplin

-       Pegawai yang cakap dengan penempatannya yang tepat

-       Pegawai yang terampil dan bersemangat dalam bekerja

-       Pegawai yang memenuhi persyaratan undang-undang perburuhan

-       Pegawai yang dapat bekerja sama baik secara vertikal maupun horizontal

-       Pegawai yang kreatif dan dinamis

-       Pegawai yang inovatif dan bertanggung jawab sepenuhnya

-       Pegawai yang loyal dan berdedikasi tinggi

-       Mengurangi tingkat absensi dan turnover Pegawai

-       Pegawai yang mudah dikembangkan pada masa depan

-       Pegawai yang dapat bekerja secara mandiri

-       Pegawai yang mempunyai perilaku dan budaya malu

Sastrohadiwiryo, (2002, hal. 163)

 

 

 

 

 

1. Batasan Dasar Penempatan Pegawai

Setelah melaksanakan seleksi tenaga kerja, fungsi manajemen tenaga kerja yang harus segera dilaksanakan adalah penempatan tenaga kerja. Penempatan tenaga kerja pada posisi yang tepat bukan saja menjadi idaman perusahaan tetapi menjadi keinginan tenaga kerja. Dengan begitu tenaga kerja yang bersnagkutan dapat mengenai ruang lingkup pekerjaan yang diberikan kepadanya. Akibat yang menguntungkan perusahaan adalah semangat dan kegairahan kerja serta disiplin kerja karyawan. Banyak orang yang berpendapat bahwa penempatan merupakan akhir dari seleksi.

Penempatan ini harus didasarkan pada job description dan job specification yang disebut analisa jabatan (job analysi) yang telah ditentukan serta berpedoman pada prinsip “ Penempatan orang-orang yang tepat pada tempat yang tepat dan penempatan orang yang tepat pada jabatan yang tepat “. Prinsip penempatan yang tepat harus dilaksanakan secara konsekuen supaya karyawan dapat bekerja sesuai dengan spesialisasinya/keahliannya masingmasing. Dengan penempatan yang tepat, gairah kerja, mental kerja, dan prestasi kerja akan mencapai hasil yang optimal dari setiap karyawan selain moral kerja, kreativitas, serta prakarsanya akan berkembang. Nitisemito, Alex, (1998, hal. 22)

Dalam melaksanakan pamer bakat dan keahlian dari karyawan yang akan ditempatkan, prinsip perlu dilakukan dalam penempatan pegawai adalah the right man on the right job. Hal ini dimaksudkan agar penempatan yang dilakukan menjadi efektif agar tujuan dari pelaksanaan kerja dapat mencapai hasil yang memuaskan. Penempatan yang tepat akan menghasilkan kemampuan melaksanakan tugas dengan baik, tingkat kreatifitas, inisiatif yang tinggi, tanggung jawab dan rasa memiliki terhadap pekerjaan. Sastrohadiwiryo Siswanto, (2003, hal. 165)

Setiap tenaga kerja mempunyai hak dan kesempatan yang sama untuk memiliki, mendapatkan, atau pindah pekerjaan dan memperoleh penghasilan yang layak di dalam atau di luar negeri. Penempatan tenaga kerja dilaksanakan berdasarkan asas terbuka, obyektif, serta adil dan setara tanpa deskriminasi. Penempatan tenaga kerja diarahkan untuk menempatkan tenaga kerja pada jabatan yang tepat sesuai dengan keahlian, keterampilan, bakat, minat dan kemampuan dengan memperhatikan harkat, martabat, hak asasi dan perlindungan hukum. Penempatan tenaga kerja dilaksanakan dengan memperhatikan pemerataan kerja dan penyediaan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan program nasional dan daerah.

Pemberi kerja yang memerlukan tenaga kerja dapat merekrut sendiri sehingga kerja yang dibutuhkan atau melalui penempatan tenaga kerja sebagaimana dimaksud wajib memberikan perlindungan sejak rekruitmen sampai penempatan tenaga kerja. Pemberi tenaga kerja sebagaimana dimaksud di atas dalam mempekerjakan tenaga kerja wajib memberikan perlindungan yang mencakup kesejahteraan, keselamatan, dan kesehatan baik mental maupun fisik tenaga kerja. Wahyudi Bambang,  (1999, hal. 36)

Penempatan tenaga kerja oleh pelaksana dilakukan dengan memberikan pelayanan tenaga kerja. Pelayanan penempatan tenaga kerja bersifat terpadu dalam suatu sistem penempatan tenaga kerja yang meliputi unsur-unsur :

1. Pencari tenaga kerja.
2. Lowongan tenaga kerja.
3. Informasi tenaga kerja.
4. Mekanisme tenaga kerja.
5. Kelembagaan penempatan tenaga kerja.

Unsur-unsur tenaga kerja tersebut dapat dilaksanakan secara terpisah yang ditujukannya penempatan tenaga kerja. Pelaksanaan penempatan tenaga kerja terdiri dari :

1. Instansi pemerintah bertanggung jawab di bidang ketenaga kerjaan.
2. Lembaga sasta berbadan hukum.

Lembaga penempatan tenaga kerja swasta tersebut dalam melaksanakan pelayanan penempatan tenaga kerja wajib memiliki izin tertulis dari menteri atau pejabat yang ditunjuk. Pelaksana penempatan tenaga kerja sebagaimana dimaksud, dilarang memungut biaya penempatan, baik langsung maupun tidak langsung, sebagian atau keseluruhan kepada tenaga kerja dan pengguna tenaga kerja. Lembaga penempatan tenaga kerja swasta hanya dapat memungut biaya penempatan tenaga kerja dari pengguna tenaga kerja dan golongan dan dari jabatan tertentu.  Siagan, P. Sondang, (2005, hal. 80)

 

1. D.      Bentuk-bentuk Penempatan karyawan

Konsep penempatan mencakup promosi, transfer dan bahkan demosi maupun pemutusan hubungan kerja. Dari uraian tersebut dapat dikatakan bahwa bentuk-bentuk penempatan pegawai meliputi :

1. Penempatan Pegawai Baru (Calon Pegawai)

Sebelum seorang pegawai ditempatkan maka organisasi harus mensosialisasikan pegawainya pada pekerjaan baru melalui kegiatan orientasi untuk meningkatkan dukungan yang lebih efektif. Orientasi menurut Malayu SP Hasibuan (2003: 180), orientasi artinya memberitahukan kepada pegawai baru tentang hak dan kewajiban, tugas dan tanggung jawabnya, peraturan, sejarah dan struktur organisasi serta memperkenalkannya kepada pegawai lama. Orientasi ini bertujuan agar pegawai baru merasa dirinya diterima dalam lingkungan pekerjaannya sehingga ia tidak canggung lagi untuk mengerjakan tugas-tugasnya. Apabila program orientasi telah dilaksanakan, maka hasil dari program orientasi ini akan dijadikan pertimbangan bagi seorang pegawai baru untuk ditempatkan pada posisinya.

1. Penempatan Pegawai Lama

Penempatan pegawai lama mengandung arti bahwa penempatan tidak hanya berlaku bagi para pegawai baru akan tetapi berlaku pula bagi para pegawai lama yang mengalami alih tugas dan mutasi yang terdiri dari :

1. Promosi

Promosi adalah proses kenaikan jabatan seseorang disertai dengan kekuasaan dan tanggung jawab yang lebih tinggi.

1. Transfer

Dapat dikatakan bahwa transfer adalah proses pemindahan pegawai pada kekuasaan dan tanggung jawab yang sama.

1. Penurunan jabatan (demosi)

Dapat dikatakan bahwa demosi adalah proses penurunan pangkat seseorang disertai dengan penurunan kekuasaan dan tanggung jawab. Pada umumnya demosi dikaitkan dengan pengenaan suatu sanksi disiplin karena berbagai alasan seperti: Penilaian negatif oleh atasan karena prestasi kerja yang tidak atau kurang memuaskan. Perilaku pegawai yang disfungsional seperti tingkat kemangkiran yang tinggi.

 

 

 

 

1. Faktor-faktor yang Harus Dipertimbangkan Dalam Penempatan Pegawai

Untuk menempatkan tenaga kerja yang lulus seleksi, seorang harus mempertimbangkan beberapa faktor yang mungkin sangat berpengaruh terhadap kelangsungan perusahaan. Seorang manajer yang professional biasanya selalu jeli terhadap karakteristik dan kualifikasi yang dimiliki para tenaga kerja yang akan ditempatkan dalam suatu tugas dan pekerjaan tersebut.

Ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam menempatkan tenaga kerja yaitu :

1. Pendidikan / Prestasi Akademis

Prestasi akademis yang dimiliki tenaga kerja selama mengikuti pendidikan sebelumnya harus dipertimbangkan, khususnya dalam penempatan tenaga kerja tersebut untuk menyesuaikan tugas pekerjaan serta mengemban wewenang dan tanggung jawab. Prestasi akademis yang perlu dipertimbangkan tidak terbatas pada jenjang terakhir Pendidikan tetapi termasuk jenjang pendidikan yang pernah dialaminya misalnya, seorang tenaga kerja yang lulus seleksi dengan latar belakang Pendidikan ekonomi, prestasi akademisnya memperoleh yudisium tinggi maka hal ini perlu dipertimbangkan selain untuk prestasi di sekolah umum juga perlu mendapat pertimbangan. Husnan Suad, (2000, hal. 70)

Tenaga kerja yang memiliki prestasi akademis tinggi harus ditempatkan pada tugas dan pekrjaan yang sesuai dengan kemampuan misalnya, tugas dan pekerjaan tersebut dipandang berat serta memerlukan wewenang dan tanggung jawab yang besar. Sebaliknya tenaga kerja yang memiliki latar belakang akademis rata-rata atau di bawah standar harus ditempatkan pada tugas dan pekerjaan ringan dengan wewenang dantanggung jawab yang relatif rendah. Latar belakang pendidikan pun harus menjadi pertimbangan dalam menempatkan tenaga kerja misalnya, sarjana ekonomi harus ditempatkan pada pekerjaan yang berhubungan dengan bidang ekonomi. Sekolah kejuruan ekonomi harus ditempatkan pada bagian administrasi dan keuangan. Latar belakang sarjana Pendidikan harus ditempatkan pada bagian pendidikan dan pelatihan, dan sebagainya hal ini dimaksudkan untuk menempatkan tenaga kerja yang tepat pada posisi yang tepat pula.

Selain prestasi akademis yang pernah dicapai selama pendidikan, prestasi yang diperoleh berdasarkan seleksi harus tetap menjadi pertimbangan utama karena merupakan bukti langsung kemampuan tenaga kerja sekaligus untuk memperoleh data yang berhubungan dengan pribadi tenaga kerja. Hasibuan, S.P.H. (2006, Hal. 33)

1. Pengalaman

Pengalaman bekerja pada pekerjaan sejenis perlu mendapatkan pertimbangan dalam menempatkan tenaga kerja. Kenyataan menunjukkan makin lama tenaga kerja bekerja, makin banyak pengalaman yang dimiliki tenaga kerja yang bersnagkutan. Sebaliknya makin singkat masa kerja, makin sedikit pengalaman yang diperoleh. Pengalaman bekerja memberikan keahlian dan keterampilan kerja. Sebaliknya, terbatasnya pengalaman kerja mengakibatkan tingkat keahlian dan keterampilan yang dimiliki makin rendah. Siagan, P. Sondang, (2005, hal. 72)

Pengalaman bekerja yang dimiliki seseorang kadang-kadang lebih dihargai daripada tingkat pendidikan yang menjulang tinggi. Pepatah klasik mengatakan, pengalaman adalah guru yang paling baik (experience is the best of teacher) Pengalaman bekerja merupakan modal utama seseorang untuk terjun dalam bidang tertentu. Perusahaan yang belum begitu besar omset keluaran prosduksinya cenderung lebih mempertimbangkan pengalaman bekerja daripada pendidikan yang telah diselesaikannya. Tenaga kerja yang berpengalaman dapat langsung menyelesaikan tugas dan pekerjaannya. Mereka hanya memerlukan pelatihan dan petunjuk yang relatif singkat. Sebaliknya, tenaga kerja yang hanya mengandalkan latar bela kang pendidikan dan gelar yang disandangkan belum tentu mampu mengerjakan tugas dan pekerjaan yang diberikan kepadanya dengan cepat. Mereka perlu diberikan pelatihan yang memakan waktu dan biaya tidak sedikit karena teori yang pernah diperoleh dari bangku pendidikan kadang-kadang berbeda dengan praktek dilapangan pekerjaan.

1. Kesehatan Fisik dan Mental

Pengujian atau test kesehatan laporan dari dokter yang lampirkan pada surat lamaran maupun tes kesehatan khusus yang diselenggarakan selama seleksi sebenarnya tidak menjamin tenaga kerja benar-benar sehat jasmani maupun rohani. Kadang-kadang hasil pengujian kesehatan yang dilakukan dokter umum, khususnya pada pusat kesehatan masyarakat setempat tidak ubahnya hanya formalitas saja. Meskipun zaman reformasi tetapi banyak persyaratan fundamental yang dapat dibeli. Praktek ini banyak dijumpai pada para calon tenaga kerja dengan latar belakang pendidikan setingkat sekolah menengah umum (SMU) ke bawah yang mengajukan lamaran ke perusahaa swasta, terutama pada industri tekstil. Tidak mustahil setelah tenaga kerja tersebut bekerja dalam waktu yang relatif singkat terkena penyakit yang mengganggu pekerjaan, apalagi yang bersangkutan ditempatkan pada bagian yang membutuhkan tenaga yang kuat atau mengoperasikan mesin-mesin produksi, tenun dan sebagainya. Siagan, P. Sondang, (2005 hal. 47)

Oleh karena itu dapat menempatkan tenaga kerja faktor kesehatan fisik dan mental perlu dipertimbangkan untuk menghindari kerugian perusahaan. Meskipun tingkat kepercayaan hasil test kesehatan yang dilakukan kurang akurat terutama tentang kondisi fisik namun sepintas lalu kondisi fisik tenaga kerja yang bersangkutan dapat dilihat. Selanjutnya perlu dipertimbangkan tempat mana yang cocok bagi tenaga kerja yang bersangkutan sesuai dengan kondisi fisiknya. Adapun untuk menilai kesehatan mental, tidak semudah menilai kesehatan fisik, perlu dokter khusus yang ahli dalam bidang itu. Wahyudi Bambang, (1999, hal. 46)

Tenaga kerja yang kondisi fisiknya lemah, sebaiknya ditempatkan pada bagian yang tidak memerlukan tenaga kerja serta bukan pada bagian operasi mesin-mesin produksi. Sebaiknya pekerjaan yang berat untuk tenaga kerja yang fisiknya benar-benar kuat. Hal ini perlu dipertimbangkan karena apabila bagian penempatan tenaga kerja mengabaikannya, perusahaan akan mendapatkan kerugian. Sony Sumarsono, (2005, hal. 74)

 

1. Usia

Dalam menempatkan tenaga kerja, faktor usia tenaga kerja yang lulus seleksi perlu dipertimbangkan seperlunya. Hal ini untuk menghindarkan rendahnya produktivitas yang dihasilkan oleh tenaga kerja yang bersangkutan. Tenaga kerja yang umumnya adalah sudah agak tua, sebaliknya ditempatkan pada pekerjaan yang tidak membutuhkan tenaga fisik dan tanggung jawab yang berat, cukup diberikan pekerjaan yang seimbang dengan kondisi fisiknya. Sebaliknya tenaga kerja yang masih mudah dan energik sebaliknya diberikan pekerjaan yang agak berat dibandingkan dengan tenaga tua. Sastrohadiwiryo, Siswanto, (2003, hal. 56)

 

 

 

 

1. Kaitan Antara Analisa Jabatan, Seleksi dan Penempatan

Sebelum dilaksanakannya penempatan, seleksi harus didasarkan dan berpedoman kepada spesifikasi jabatan atau pekerjaan yang akan dilakukan. Dalam spesifikasi, telah ditetapkan persyaratan dan kualifikasi minimum dari orang yang dapat menjabat atau melakukan pekerjaan tersebut. Dasar ini harus betul-betul menjadi pedoman pelaksanaan seleksi, seperti prinsip penempatan orang-orang yang tepat pada tempat yang tepat dan penempatan orang yang tepat untuk jabatan yang tepat atau “the right man on the right place and the right man bahind the right gun”. Jadi titik tolak pemikiran seleksi hendaknya kepada apa yang akan dijabat/dikerjakan, baru siapa yang akan menjabat atau mengerjakannya, bukan siapa baru apa. Jabatan atau pekerjaan apapun yang akan diisi hendaknya diseleksi berdasarkan atau spesifikasi jabatan atau pekerjaan salah satu dari bentuk analisa jabatan. Hasibuan, S.P.H., (2006, hal. 49)

Selain sebagai landasan untuk seleksi, analisa jabatan juga merupakan landasan dalam rangka penempatan secara tepat. Hal ini disebabkan karena perusahaan dapat menyesuaikan antara syarat-syarat yang dimiliki oleh karyawan dengan jabatan yang cocok sesuai dengan syarat yang dimiliki tersebut. Apabila terjadi kesalahan dalam penempatan karyawan maka dalam hal ini dapat mengakibatkan kurang efektif dan efisiennya pekerjaan yang akan dilakukan. Oleh karena itu, dengan analisa jabatan ini kita dapat mengusahakan penempatan karyawan secara lebih tepat. Nitisemito, Alex. S, (1999, hal. 22)

Analisa jabatan atau pekerjaan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan atau jabatan dan syarat-syarat karyawan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan. Isi spesifikasi dipergunakan menjadi dasar seleksi untuk memutuskan jenis orang direkrut dan diangkat. Selain dipergunakan dasar seleksi analisis/pekerjaan digunakan juga untuk informasi untuk menempatkan para karyawan pada pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan keterampilannya agar mereka bekerja secara efektif. Wahyudi Bambang, (1999, hal. 25)

Spesifikasi pekerjaan (job spesification) disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Salah satu penggunaan informasi analisis jabatan atau pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan keterampilannya agar mereka bekerja secara efektif. Hasibuan, S.P.H., (2006, hal. 31)

Analisa jabatan pada dasarnya merupakan alat bagi pimpinan organisasi dalam memecahkan masalah ketenagakerjaan secara manusiawi. Analisa jabatan dapat memberikan manfaat dalam banyak hal, salah satunya dalam penarikan, seleksi dan penempatan. Seleksi untuk setiap penerimaan karyawan baru harus dilakukan secara cermat, jujur dan objektif supaya diperoleh karyawan yang berkualitas dan penempatanya yang tepat sehingga pembianaan, pembangunan, pengembangan, pengendalian, dan pengaturan, karyawan relatif mudah dalam mencapai sasaran yang diinginkan. Martoyo Susilo, (2006, hal. 30)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB IV

 

 

PENUTUP

 

 

 

 

1. Kesimpulan

 

Analisis jabatan memiliki peranan yang sangat penting dalam manejemen sumber daya manusia yaitu meningkatkan kinerja organisasi baik dari segi produktivitas, pelayanan maupun kualitas untuk mencapai tujuan utama organisasi. Dari hasil analisis jabatan tersebut maka organisasi akan mampu menentukan karateristik seperti apa yang harus dimiliki calon pegawai sebelum menduduki sebuah jabatan, outputnya berupa spesifikasi jabatan dan deskripsi pekerjaan.

kegiatan analisis jabatan bertujuan untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan pegawai. Dengan demikian kegiatan perencanaan SDM tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu

Maka untuk melaksanakan penarikan seleksi pegawai dengan baik dan tepat, perlu terlebih dahulu diketahui keterangan-keterangan yang lengkap tentang jabatan yang perlu diisi. Analisis jabatan merupakan suatu sistem yang digunakan oleh instansi untuk menganalisa jumlah pegawai dan kualitas pegawai yang dibutuhkan untuk ditempatkan pada suatu jabatan.

Oleh karena itu, sebelum menempatkan pegawai dalam jabatan tertentu harus dilakukan analisis jabatan posisi pegawai sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya sehingga kinerja pegawai akan maksimal. Dengan demikian kinerja organisasi akan lebih mudah dicapai secara maksimal.

 

 

 

 

 

 

 

1. Saran
   1. Bahwa sebelum melakukan penempatan  pegawai pada jabatan, hendaknya dilakukan kajian analisis jabatan terlebih dahulu untuk mengetahui uraian dan spesifikasi  jabatan agar penempatan sesuai dengan kompetensinya sehingga kinerja pegawai menjadi efektif dan menjadi maksimal dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.
   2. Agar kegiatan analisis jabatan harus terus dilaksanakan secara rutin sebagai sarana untuk mengukur kinerja pegawai dalam melaksanakan tugas yang menjadi tanggungjawabnya dan mengetahui hambatan-hambatan yang dialami serta untuk menemukan solusi untuk mengatasinya.

Apabila penempatan pegawai saat ini belum sesuai antara kompetensi yang dimilikinya dengan uraian dan spesifikasi jabatan yang dibutuhkan, perlu dilakukan rotasi (mutasi), promosi dan demosi, atau mengikut sertakan dalam program pendidikan dan pelatihan.